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HR system 系統೛定及

使Ҕᇥ明書

Product Guide

HR system 系統設定及使用說明書

2020 年 6 月 15 日

Table of contents

HR 安装

錯誤! 尚҂定義書籤。

系统初始设定

錯誤! 尚҂定義書籤。

主画面介绍

基本操作按钮

錯誤! 尚҂定義書籤。

[System]

錯誤! 尚҂定義書籤。

Set user permissions

錯誤! 尚҂定義書籤。

Group permissions and Flow

錯誤! 尚҂定義書籤。

System set up

錯誤! 尚҂定義書籤。

Program execution time set up

錯誤! 尚҂定義書籤。

[BasicSet]

錯誤! 尚҂定義書籤。

Employee basic infor

錯誤! 尚҂定義書籤。

Employee related documents

錯誤! 尚҂定義書籤。

Work Time Pattern

錯誤! 尚҂定義書籤。

Special and Holiday day Management

錯誤! 尚҂定義書籤。

Special Holiday

錯誤! 尚҂定義書籤。

Public Holiday

錯誤! 尚҂定義書籤。

Employee leave management by month

錯誤! 尚҂定義書籤。

Employee standard work time pattern

錯誤! 尚҂定義書籤。

Department

錯誤! 尚҂定義書籤。

Position

錯誤! 尚҂定義書籤。

[Attendance Management]

錯誤! 尚҂定義書籤。

Apply for Leave

錯誤! 尚҂定義書籤。

Over Time Application

錯誤! 尚҂定義書籤。

Apply for late. early. meeting attendance

Apply for leave (HR)

錯誤! 尚҂定義書籤。

Invalid apply for leave(HR)

錯誤! 尚҂定義書籤。

Attendance confirm(HR)

錯誤! 尚҂定義書籤。

Personal department & Position Change

錯誤! 尚҂定義書籤。

[Report]

錯誤! 尚҂定義書籤。

Query Leave

錯誤! 尚҂定義書籤。

Overtime Report

錯誤! 尚҂定義書籤。

Daily attendance statistics report

錯誤! 尚҂定義書籤。

Various leave of employees, attendance statistics

錯誤! 尚҂定義書籤。

Master file with leave balance report

錯誤! 尚҂定義書籤。

Export Excel

錯誤! 尚҂定義書籤。

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如何审核各种申请单

錯誤! 尚҂定義書籤。

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HRsystem 安裝

I. Set up SQL server, Restore HRSystem.bak、FingerII.bak、ERP_M1.bak.

II. 安裝程Ԅ,程Ԅ會安裝Կ C:\exe\HRSystem ϣ.

III.修改 ini 檔 C:\exe\HRsystem、C:\exe\NHRSystem\Schedule 及

C:\exe\NHRSystem\Schedule\Execute

系統初始೛定

I. 基本資料೛定

A. 『System set up』:೛定指紋機 IP 位置、員工檔案儲存位置、發送信件…

『Work Time Pattern』೛定基本班߄(P.17)

ID: 0 警衛值班班別(請勿修改)

ID: 1 ࡌ議೛定一般員工班別,新增時員工時,基本資料班別會 default “1”

『Special and Holiday day Management』國定假В೛定(P.20)

D. 『Position』職務維護(P.26)

『Department』部ߐ維護(P.26)

『Employee basic information』(P.14)

(請先確定 Fingerprint system 已೛定好指紋代碼、ۉ名及指紋)

1. 匯入指紋機員工數據(Preferred Name、Badge Number)

2. 需維護 ”Department” 、”Position”、”Entry Date”.

II. Կ『Program execution time set up』產生員工基本所需資料(P.13)

A. 執行

, 以產生員工؂個月標準班߄『Standard work time』

B. 執行

,以產生員工一年؂月假別時數『Leave days by month』

III. PrjRunScheduleList.exe,Ԝ程Ԅ需長駐電腦上,開啟後不ё關閉,負責轉置 HR System 所需

資料.

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主畫面介紹

I. Log in HR system and enter your User ID and Password.

II. 登入主畫面後，根據使Ҕ者權限列出操作專案.

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2020 年 6 月 15 日

III.點選圖示ё以檢示個Γ資料.

IV. 資料庫ύ斷連線時點選

以重新連線；

重新抓取 FLOW 數據.

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基本操作按鈕

搜尋資料

新增資料

刪除資料

修改資料

儲存資料

取消

清除欄位資料

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2020 年 6 月 15 日

[System]

Set user permissions

I. 有二種方法新增許ё權(直接新增、許ё權複製)

A. 直接選擇新增許ё權

a. 先選擇單位及員工代碼.

b. 點選想要開放主項目.如果Ԝ員工已有許ё權則會出౜在右邊區塊

c. 按

出౜ύ間區塊，單點欲開放項目或按Ր ctrl 鍵則ё多筆選擇，再按

加Կ右方區塊即ё.

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2020 年 6 月 15 日

B. 比照其他員工許ё權

a. 點選

出౜如標示

,欲查詢員工點選

,則出౜標

示

(搜尋條件ё選擇員工代碼或員工ۉ名).

b. 標示

複製選項有二種方Ԅ:

1. 完整複製(刪除原有許ё權).

2. 保留原有許ё權,新增他Γ許ё權.

c. 完成如Π圖所示

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II. 特殊按鈕許ё權ᆅ控: Memo 有注明該作業在畫面ύ是否有鎖Ր的按鈕，如想開放則在紅ਣ

Special Btn 處，以 Y 或 N 來೛定.

#24 Query Leave

btns1- Own dept. :ё查詢同單位資料.

btns2- All dept. :ё查詢所有單位資料.

btns3- Excel : ё匯出 excel.

Ex: 該員在#24 許ё權ύ，໻ё查詢同單位資料，ё以匯出 excel.在 Special Btn 則೛定 YNY.

III.想ޕ道該作業有哪٤Γ開放許ё權，紅ਣ處ϣύ項目點擊二Π則會出౜.

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2020 年 6 月 15 日

Group permissions and Flow

I. Ԝ作業ё೛定群組許ё權、審核流程Γ員.

II. 群組許ё權介紹: ( 系統會使Ҕ到以Π這 5 組೛定，請勿隨意更改及刪除)

A. GP00001 (ADMIN)

B. GP00002(General employee) 一般員工許ё權.(新增員工時，系統會自動賦予基本許

ё權)

C. GP00003(Manager) 單位經理使Ҕ的系統許ё權，೛定流程上呈的各單位主ᆅ

D. GP00004(HR Leave approve) Γ事主ᆅ使Ҕ的系統許ё權，流程需Γ事主ᆅ審核

E. GP00005(General manager) 總經理系統許ё權，流程會呈送Կ上級主ᆅ

※Role level:Ԝ欄位關係許ё權開放္ Special btn, Role level=1 等級最高,各操作作業許

ё權會抓取最大等級去೛定.

Ex. ؂員工基本會有 GP00002(Role level=99)許ё權,但同時如果又有 GP00003(Role

level=04)及 GP00005(Role level=02)資格時,使Ҕ操作介面會抓取 GP00005 許ё權೛定.

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2020 年 6 月 15 日

III.೛定方Ԅ

A. 紅色區塊系統許ё權೛定，೛定方Ԅ與個Γ許ё權開放方Ԅ相同.

B. 綠色區塊流程೛定:

a. 如圖標示 1，先選擇 Group .

b. 如圖標示 2，挑選單位及Γ員按新增Կ右邊.

c. 標示 3，同單位ё以選擇二位元以上Γ員作審核或單位是由其他單位Γ員代為審核

Ex:

AD Finance department 有 M0030 及 M0064 二位員工皆ё審核.

M0067 ё審核 Sale department 及 Sale Centre 二個單位.

请假单呈送至 Finance

Dept.时.可选择审核假单人

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System set up

系統೛定: 與系統資料೛定、自動執行後傳送 Mail、指紋機 IP 位置

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2020 年 6 月 15 日

Program execution time set up

೛定 HRSystem 排程.

A. “Active” Y/N 是否啟動排程.

“Last Update” 程Ԅ執行時,會 update Ԝ欄位.

※ No 6 Fingerprint machine 執行時間需比 No 5 時間Ԑ.並相隔Կ少半小時以上.

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2020 年 6 月 15 日

[BasicSet]

Employee basic infor

有二種方Ԅ新增員工（ࡌ議選擇 A 方Ԅ直接與指紋機對應）

(請先Կ指紋機ࡌ立員工指紋及ۉ名)，於本作業上方按

，

系統會匯入新೛置員工的 Prefered Name 及 Badge Number(指紋機ϣ號碼).

※按Π

Ԝ按鈕後，系統會自動執行

產生所需資料，直到出౜ ＂Import complete＂則完成新增員工步驟.

B. 直接輸入法Ǻ按輸入基本資料，按

儲存或取消，黃色為必填欄位，請

記得維護 Badge Number 與指紋機對應號碼，請依序點選按鈕

，以產生相關所需資料.

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2020 年 6 月 15 日

II. 項目ё以透過Ԝ

去新增.

※請勿隨意刪除修改ϣ容,以防舊資料在對應有問ᚒ.

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2020 年 6 月 15 日

Employee related documents

Ҕ以留存與員工相關檔,檔儲存路徑ёԿ『System set up』選擇 File save path

II. 如何操作

A. 選擇員工,選擇檔案類型

, Locate 1 (Locate 2)實體檔位置.

B. Type、 Locate 1、 Locate 2 選項皆ё以經由

作ϣ容專案維護.

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2020 年 6 月 15 日

C. 找到檔案直接拖拉Կ畫面即ё.

D. 按兩Π專案ёஒ檔開啟.

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2020 年 6 月 15 日

Work Time Pattern

公司上班時間೛定、假別天數及給假方Ԅ

公司基本上班方Ԅ請೛置於 ID: 1. (新增員工時,基本班別系統 default 1).

II. 班別ё೛定:Holiday. Special Day and Weekend.

A. 是否計算 Weekend 如果選擇 Y,請于Π方指定.

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2020 年 6 月 15 日

B. 是否計算 Special Day,Ԝ೛定與『Special and Holiday day Management』作業有關.

Ex.遇到特殊上班В,公司允許提ԐΠ班.

C. 是否計算 Holiday, Ԝ೛定與『Special and Holiday day Management』作業有關.

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2020 年 6 月 15 日

Special and Holiday day Management

Ԝ作業有二個頁箋-特殊上班時間、國定假В೛定

Special Holiday

因特殊情況公司允許員工提ԐΠ班時,請於 special holiday 作೛定,維護上班時間即ё.

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2020 年 6 月 15 日

Public Holiday

ё೛定國定假ВВ期

因遇到國定假В為 weekend 時,國定假ВВ期會有變動.請於Π方ਣ處維護實際休假В期.

※؂個月初會一次產生 3 個月基本班別.

※請務必在年底 12 月以前先維護Π一年度實際休假В期.於年初 1/1 員工基本班別.

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2020 年 6 月 15 日

Employee leave management by month

新增員工時會一併產生Ԝ資料,專ߐ記錄؂個員工假別時數

Annual 總年假天數

Annual adjust: ёЋ動增減時數

Annual approve: 員工請假核准後時數

(sick family.study…. 假別與 annual 欄位相同)

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2020 年 6 月 15 日

Employee standard work time pattern

系統會自動產生؂員工؂月基本上班時數,Ԝ班別ஒ作為出勤記錄比對.

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2020 年 6 月 15 日

II. 如有員工因需要改變原有上班時間.(非長期改變)

A. 標示 1 挑選В期(按Π Ctrl,ё多選В期).

B. 標示 2 選擇單位Π方則會列出單位Γ員,挑選Γ員按

C. 標示 3 輸入上Π班時間.

D. 按

後畫面會秀出想要修改資訊,請再次確認.

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2020 年 6 月 15 日

E. 確認資料無誤後.按Π

則更新完成.再次ӣ到前一個頁箋查詢該員工

基本班߄則已修改完成.

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2020 年 6 月 15 日

Department

部ߐ維護以及各部ߐ職ᆀ維護

請先維護『Position』,新增完部ߐ儲存後再點選Π方選擇該部ߐ所屬職位名ᆀ.

Position

※職位名ᆀ請勿重複.(部ߐё選擇相同職位名ᆀ)

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2020 年 6 月 15 日

[Attendance Management]

Apply for Leave

Ԝ作業基本許ё權列出個Γ申請資料

ё額外೛定”所屬單位”、”所有Γ”

進入請假作業時,主畫面會列出҂送簽及等待簽核的請假記錄.

II. 如何新增請假作業:

A. 按

則進入新增畫面, 請依述ஒ畫面資料填妥儲存後,再次檢查請假資料.

※流程如೛定完成(除非為最後關卡),Next User 會顥示Π一關Γ員.

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2020 年 6 月 15 日

B. 按

後ஒ傳到Π一關

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2020 年 6 月 15 日

C. Π一關則會收到 E-Mail 通ޕ

D. 最後一關審核完成時, 會同時寄信通ޕ申請Γ與職務代理Γ

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2020 年 6 月 15 日

Over Time Application

Ԝ作業基本許ё權列出個Γ申請資料

ё額外೛定”所屬單位”、”所有Γ”

主畫面列出使Ҕ者申請加班記錄.

II. 如何新增請假作業:

A. 按

則進入新增畫面, 請依述ஒ畫面資料填妥儲存後,再次檢查請假資料.

※流程如有೛定完成,除非為最後關卡,否則 Next User 需顯示Π一關傳送Γ員.

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2020 年 6 月 15 日

B. 按

後ஒ傳到Π一關,主畫面則ё查詢

C. Π一關則會收到 E-Mail 通ޕ

D. 最後一關審核完成時, 會寄信通ޕ申請Γ員

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2020 年 6 月 15 日

Apply for late. early. meeting attendance

進入時會依登入Γ員列出該員的出勤記錄.

補

II. 點選

ё以查看申請過資料目前情況,

即ёӣ到申請補卡畫

面.

申請補卡資料想要作廢,請點選專案後再按

,該補卡申請即作廢,並ё以重

新申請.

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2020 年 6 月 15 日

III. 如何申請補卡作業:

A. 點選左邊В期, Կ左邊填ቪ理由, 如無問ᚒ儲存並 Submit.

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2020 年 6 月 15 日

B. 出౜詢問訊息按 Yes/ OK 即ё.

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2020 年 6 月 15 日

C. Type 與 Clock in Out ᇥ明

a. No Clock in:系統會自動填上 Standard working time 上班時間.

b. No Clock out:系統會自動填上 Standard working time Π班時間.

No Clock in/Out:系統會自動填上 Standard working time 上.Π班時間.

d. Late to work/ Early leave Reason: 二種情況

保留原來刷卡時間, 報߄呈౜原來上Π班時間.comments 會秀出 reason.

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2020 年 6 月 15 日

Ћ動修改為時間, 報߄呈౜修改後時間.comments 會秀出 reason.

e. Official business

因公事Ԑ上或Π午ԿҔ戶端洽公,于申請單上輸入預計ӣ到公司刷卡時間或提Ԑ

刷退時間或二者一起申請.

執行” Daily work hour statistics report”會依Π方刷卡時間進行比對,實際刷卡時

間超過申請 Clock Out 時會出౜ Late 字樣,而當天上班時數會加上在外洽公時數.

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2020 年 6 月 15 日

Apply for leave (HR)

提供 HR Γ員使Ҕ.

Ԝ請假作業沒有呈核上級主ᆅ簽核,直接新增完成.

主畫面是列出ӄ公司請假資料.

II. 本作業提供 HR Γ員協助員工請假,操作方Ԅ點選

進入新增畫面.

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2020 年 6 月 15 日

A. 先確定要申請月份,修改月份後 mouse 點選Π方選擇В期,依序再選擇 leave type.

1. 請假В超過一天,Ctrl +點選В期ё多筆選擇.

2. 請假為一天時,ё以以小時方Ԅ申請.

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2020 年 6 月 15 日

B. 單位挑選: 選‟ - „Π方則會列出所有員工,或直接挑選單位

C. 挑選請假Γ員按 .

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2020 年 6 月 15 日

D. 按

系統會列出請假資訊,請再次確認資料無誤.

E. 再按

按確認後,即ё產生請假資料

F. 按

ӣ到主畫面ё以查詢剛產生的請假資料.按 title ё以作數據排序.

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2020 年 6 月 15 日

Invalid apply for leave(HR)

提供 HR Γ員使Ҕ.

Ԝ作業ஒ已審核請假單作廢

主畫面是列出ӄ公司請假資料

II. 挑選要作廢的請假資料, ё單筆或多筆(Ctrl+選取)選取後,按作業畫面上方

確認即ё.

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2020 年 6 月 15 日

Attendance confirm(HR)

提供 HR Γ員使Ҕ.

Ԝ補卡申請作業沒有呈核上級主ᆅ簽核,直接新增完成.

I. 主畫面即為操作畫面,按Π

ஒ資料列出來.

II. 如何操作

A. 點選申請В期,於右邊會自動選擇”Type”,在 comment 處輸入原因.

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2020 年 6 月 15 日

B. 按Π

即ё, 再按一次

左邊列出則會

有顏色區分,已申請過補卡.

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2020 年 6 月 15 日

III. 欲作廢申請的補卡資料,請選取專案,點擊二Π即作廢,再點擊二Π即恢復.

IV. Type 與 Clock in Out ᇥ明(與個Γ申請補卡作業相同)

A. No Clock in:系統會自動填上 Standard working time 上班時間.

B. No Clock out:系統會自動填上 Standard working time Π班時間.

C. Both Clock forgot:系統會自動填上 Standard working time 上.Π班時間.

D. Late to work/ Early leave Reason: 二種情況

a. 保留原來刷卡時間, 報߄呈౜原來上Π班時間.comments 會秀出 reason.

b. Ћ動修改為時間, 報߄呈౜修改後時間.comments 會秀出 reason.

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2020 年 6 月 15 日

V. 如執行” Daily work hour statistics report”時想看到已填上申請補卡的時間.則需要重新匯

出勤資料.按Π

. 提醒畫面按Π OK.

則出౜Π方另一視窗,畫面上 Employee ID 會預೛原本申請Γ,按Π按鈕ѝ會針對該申請Γ

重新匯入資料.如 Employee ID 欄位為空值,系統會重新匯入所有員工資料(需花費較多時

間).

執行” Daily work hour statistics report”

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2020 年 6 月 15 日

Personal department & Position

Change

I. 主畫面列出今年所有Γ員變更單位及職ᆀ資料

II. 如何新增:

A. 按

後,ஒΠ方欄位挑選填ቪ.按儲存,如無問ᚒ請按

確認.

B. Transfer/Effective Data:

a. 為當В按Π

後,則會馬上更新” Employee basic information”.

b. 非當В,有排程於؂天執行,待В期到時再更新Կ” Employee basic information”.

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2020 年 6 月 15 日

[Report]

Query Leave

Ԝ作業基本許ё權查詢個Γ資料

需額外೛定”所屬單位”、”所有Γ”及 excel 匯出

I. 主畫面列出整年度已審核請假資料.ё選取搜尋條件按Π

II. 該報߄提供匯出 excel, excel 分二個頁箋員工各假別月份時數.剩餘假時數統計及員工請假

明細߄

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2020 年 6 月 15 日

Overtime Report

Ԝ作業基本許ё權查詢個Γ資料

需額外೛定”所屬單位”、”所有Γ”及 excel 匯出

I. 主畫面列出В期區間已審核加班資料.ё選取搜尋條件按Π

II. 該報߄提供匯出 excel, excel 分二個頁箋員工加班時間統計及員工加班明細߄

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2020 年 6 月 15 日

Daily attendance statistics report

Ԝ作業基本許ё權查詢個Γ資料

需額外೛定”所屬單位”、”所有Γ”及 excel 匯出

I. 主畫面記錄最後一次查詢員工名單

II. 操作方Ԅ.ё以單選、Ctrl+點選多筆或 Ctrl+A select all,再按

加入名單,按Π

即列出查詢資料.

查询名

单

III.該報߄提供匯出二種不同 excel:

依員工分頁箋匯出 excel

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2020 年 6 月 15 日

依挑選單位如҂挑選則匯出所有部ߐ.excel Կ少三個頁箋

a. 所有員工出勤ᒨ及Ԑ退次數彙整߄

b. 所有員工出勤明細߄

c. 依單位別列出員工出勤明細߄

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2020 年 6 月 15 日

Various leave of employees, attendance

statistics

Ԝ作業提供查詢,需額外開放 excel 匯出許ё權

I. 主畫面記錄最後一次查詢員工名單

II. 操作方Ԅ.ё以單選、Ctrl+點選多筆或 Ctrl+A select all,再按

加入名單,按Π

即列出查詢資料.

查询

名单

III.Excel 依員工分頁箋匯出

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2020 年 6 月 15 日

Master file with leave balance report

Ԝ作業提供查詢,需額外開放 excel 匯出許ё權

I. 按Π

即列出查詢資料. 資料包含員工基本資料及各假別剩餘時數.

II. Excel ஒ搜尋ϣ容直接匯出.

Export Excel

供其他系統匯入.

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2020 年 6 月 15 日

如何審核各種申請單

I. 主ᆅ登入系統後,主畫面ஒ需審核資料都列出來

II. 點擊二Π開啟畫面,按Π

即審核完成.(如為最後一個關卡 Next User 為空白)

並發信通ޕΠ一關, 如最後一關則通ޕ申請Γ

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2020 年 6 月 15 日

III. 如不同意則請按

,系統ஒ發信通ޕ申請Γ.

IV. ӣ主畫面後,請按

重新抓取數據.